DIGITALIZZAZIONE DELLA PREVENTIVAZIONE: PIÙ VELOCITÀ, MENO ERRORI, MAGGIORE CONTROLLO

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In molte aziende la preventivazione è ancora gestita con strumenti non strutturati, come ad esempio fogli Excel, documenti Word, modelli duplicati o addirittura con calcoli manuali.
Un metodo che funziona finché i volumi sono ridotti, ma che mostra rapidamente i suoi limiti quando aumentano richieste, variabili e complessità.

Un altro limite riscontrato in diverse aziende con cui abbiamo lavorato è quello di definire gli importi del preventivo sulla base di “quello che fanno gli altri” o “di quello che abbiamo sempre fatto”, senza però verificare se il prezzo di vendita copra effettivamente il costo di produzione.

Tali importi aleatori, inoltre, sono spesso noti solo a determinate figure aziendali, la cui presenza in azienda diventa quindi essenziale per poter produrre un preventivo.
Questo può allungare anche di tempi di realizzazione delle offerte economiche, rischiando magari di perdere il cliente che, nel frattempo, si è rivolto alla concorrenza.

L’analisi degli scostamenti tra preventivo e consuntivo, poi, in molte aziende è materia oscura e astratta.

In tutti questi casi, la digitalizzazione della preventivazione è diventata veramente un punto di svolta.
Infatti, non solo ha consentito di trasformare questa attività in un processo standardizzato, veloce, tracciabile e sulla base di dati reali, ma anche analizzabile ex post.
Ciò ha comportato un incremento dell’efficienza commerciale, riducendo il rischio di errori e migliorando i preventivi futuri, sempre più aderenti alla realtà aziendale.

Ma cosa significa digitalizzare la preventivazione?

Digitalizzare la preventivazione non vuol dire “fare i preventivi al computer”. Significa disporre di un sistema che:

• utilizza regole di calcolo condivise
• analizza dettagliatamente i costi connessi al bene/servizio da preventivare
• centralizza listini, scontistiche e costi
• guida l’utente nella composizione dell’offerta
• garantisce coerenza tra tutti i preventivi emessi
• consente un’analisi del consuntivo

Con l’utilizzo del nostro software dedicato, l’attività di preventivazione è divenuta un processo strutturato, non più una attività artigianale, eseguibile solo da pochi.
I benefici ottenuti dalle aziende che abbiamo supportato con i nostri software sono tangibili:

1. Riduzione dei tempi: Un sistema digitale permette (anche a chi non lo fa abitualmente) di generare preventivi in pochi minuti, con una procedura guidata, riducendo drasticamente il tempo di risposta al cliente.

2. Minori errori: Calcoli automatici e regole predefinite eliminano errori di formula, sconti errati o costi dimenticati.

3. Coerenza e controllo: Tutti i preventivi seguono le stesse logiche di prezzo, margine e condizioni commerciali, aumentando il controllo da parte dell’azienda.

4. Maggiore professionalità: Preventivi chiari, completi e uniformi migliorano l’immagine aziendale e la percezione del cliente.

5. Tracciabilità e analisi: Ogni preventivo è archiviato, confrontabile con il consuntivo e analizzabile per valutare tassi di conversione, marginalità e performance commerciali.

Il sistema di preventivazione digitale che abbiamo realizzato può integrarsi in qualsiasi realtà ed all’interno di CRM, ERP, software di gestione ordini, magazzino e fatturazione.
In questo modo il preventivo diventa il primo anello di un flusso continuo, riducendo duplicazioni e attività manuali.

La digitalizzazione della preventivazione non è solo una questione di velocità, ma di controllo, affidabilità e crescita.
Quando il preventivo è strutturato, l’azienda lavora meglio, risponde più velocemente al mercato e prende decisioni più consapevoli.

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